Chính sách công nợ
CÔNG TY TNHH TMDV CƠ KHÍ KHẢI HOÀN xây dựng chính sách công nợ nhằm hỗ trợ khách hàng doanh nghiệp, xưởng cơ khí và đơn vị sản xuất quản lý việc mua hàng, thanh toán và đối chiếu chứng từ rõ ràng hơn.
Chính sách công nợ này áp dụng cho các giao dịch mua bán hàng hóa giữa khách hàng và KHẢI HOÀN khi hai bên có thỏa thuận về hình thức thanh toán sau. Nội dung chính sách giúp khách hàng hiểu rõ điều kiện xét công nợ, hạn mức, thời hạn thanh toán, phương thức đối chiếu và trách nhiệm khi phát sinh công nợ quá hạn.
1. Mục đích của chính sách công nợ
Chính sách công nợ được xây dựng để hỗ trợ khách hàng có nhu cầu mua hàng định kỳ, mua vật tư kỹ thuật phục vụ sản xuất hoặc cần kế hoạch thanh toán phù hợp với quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
Với các nhóm hàng kỹ thuật như linh kiện Wire EDM, dao cụ CNC, dụng cụ đo kiểm, vật tư cơ khí, linh kiện khuôn mẫu và vật tư bảo trì máy, mỗi đơn hàng thường cần được kiểm tra kỹ về mã hàng, model máy, số lượng, tình trạng tồn kho và thời gian cung ứng. Vì vậy, việc thống nhất công nợ ngay từ đầu giúp giao dịch rõ ràng, tránh nhầm lẫn và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
2. Đối tượng được xem xét công nợ
KHẢI HOÀN có thể xem xét áp dụng công nợ cho các nhóm khách hàng đáp ứng điều kiện phù hợp.
- Khách hàng doanh nghiệp: Có thông tin pháp lý, mã số thuế, địa chỉ xuất hóa đơn và người phụ trách giao dịch rõ ràng.
- Xưởng cơ khí, xưởng khuôn mẫu, nhà máy sản xuất: Có nhu cầu mua hàng định kỳ hoặc mua vật tư kỹ thuật phục vụ sản xuất.
- Bộ phận mua hàng, kỹ thuật hoặc bảo trì: Cần đặt linh kiện, dao cụ, vật tư theo kế hoạch vận hành của doanh nghiệp.
- Khách hàng có lịch sử giao dịch tốt: Đã từng mua hàng, thanh toán đúng hạn và có hồ sơ giao dịch minh bạch.
Việc xét duyệt công nợ không áp dụng tự động cho tất cả khách hàng. KHẢI HOÀN sẽ xem xét từng trường hợp dựa trên lịch sử giao dịch, giá trị đơn hàng, loại sản phẩm và mức độ rõ ràng của hồ sơ mua hàng.
3. Điều kiện áp dụng công nợ
Để được xem xét công nợ, khách hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để KHẢI HOÀN xác nhận và quản lý giao dịch.
- Thông tin pháp lý: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ xuất hóa đơn và thông tin liên hệ chính thức.
- Thông tin người phụ trách: Người đặt hàng, người xác nhận đơn hàng, kế toán hoặc người phụ trách thanh toán.
- Thông tin đơn hàng: Mã hàng, model máy, hình ảnh sản phẩm, số lượng, quy cách và yêu cầu kỹ thuật nếu có.
- Thông tin chứng từ: Yêu cầu xuất hóa đơn, phiếu giao hàng, biên bản bàn giao hoặc chứng từ nội bộ nếu cần.
- Thời hạn thanh toán: Thời gian thanh toán đề xuất và phương thức thanh toán dự kiến.
KHẢI HOÀN có quyền yêu cầu khách hàng thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ giá trị đơn hàng trong trường hợp sản phẩm đặt riêng, hàng nhập theo yêu cầu, đơn hàng có giá trị lớn hoặc khách hàng chưa có lịch sử giao dịch ổn định.
4. Hạn mức công nợ
Hạn mức công nợ là giá trị tối đa mà khách hàng có thể mua hàng theo hình thức thanh toán sau trong một khoảng thời gian nhất định. Hạn mức này được xem xét dựa trên nhiều yếu tố thực tế.
- Lịch sử mua hàng: Giá trị đơn hàng, tần suất mua hàng và mức độ ổn định của nhu cầu.
- Lịch sử thanh toán: Việc thanh toán đúng hạn, đầy đủ và khả năng phối hợp đối chiếu công nợ.
- Loại sản phẩm: Hàng có sẵn, hàng đặt riêng, hàng nhập theo yêu cầu hoặc linh kiện đặc thù.
- Mức độ rủi ro giao dịch: Giá trị đơn hàng, thời gian cung ứng, khả năng hoàn trả và tính rõ ràng của chứng từ.
Hạn mức công nợ có thể được điều chỉnh tăng, giảm hoặc tạm ngưng tùy theo tình trạng thanh toán thực tế và thỏa thuận giữa KHẢI HOÀN với khách hàng.
5. Thời hạn thanh toán công nợ
Thời hạn thanh toán công nợ được xác định theo từng đơn hàng, từng nhóm khách hàng hoặc theo thỏa thuận riêng giữa hai bên. Thời hạn này có thể được ghi nhận trên báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn hoặc xác nhận qua email, Zalo hoặc văn bản làm việc.
- Thanh toán đúng hạn: Khách hàng có trách nhiệm thanh toán đúng thời gian đã thống nhất.
- Thông báo khi cần điều chỉnh: Nếu cần thay đổi thời gian thanh toán, khách hàng nên thông báo trước để hai bên xác nhận phương án xử lý.
- Không tự ý kéo dài công nợ: Việc gia hạn công nợ chỉ có hiệu lực khi được KHẢI HOÀN xác nhận.
6. Phương thức thanh toán
KHẢI HOÀN hỗ trợ các phương thức thanh toán phù hợp với nhu cầu giao dịch của khách hàng và quy trình làm việc của doanh nghiệp.
- Chuyển khoản ngân hàng: Thanh toán theo thông tin tài khoản do KHẢI HOÀN cung cấp trên báo giá, hóa đơn hoặc xác nhận giao dịch.
- Thanh toán tiền mặt: Áp dụng trong trường hợp được hai bên thống nhất.
- Thanh toán theo từng đợt: Có thể áp dụng cho đơn hàng có giá trị lớn, đơn hàng giao nhiều lần hoặc đơn hàng cần đặt trước.
- Thanh toán theo hợp đồng: Thực hiện theo điều khoản riêng nếu hai bên có hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản.
Khi chuyển khoản, khách hàng nên ghi rõ nội dung thanh toán gồm tên công ty, mã đơn hàng, số hóa đơn hoặc nội dung mua hàng để KHẢI HOÀN dễ dàng đối chiếu.
7. Đối chiếu và xác nhận công nợ
Để đảm bảo minh bạch, KHẢI HOÀN có thể thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ hoặc theo yêu cầu phát sinh từ khách hàng.
- Danh sách đơn hàng: Bao gồm các đơn hàng đã xác nhận, đã giao hoặc đang chờ xử lý.
- Giá trị hàng hóa: Bao gồm tiền hàng, chi phí vận chuyển, phí thu hộ hoặc chi phí phát sinh nếu có.
- Số tiền đã thanh toán: Căn cứ theo chứng từ chuyển khoản, phiếu thu hoặc xác nhận thanh toán.
- Số tiền còn phải thanh toán: Là phần công nợ còn lại sau khi đã đối chiếu.
- Thời hạn thanh toán: Gồm công nợ còn trong hạn và công nợ quá hạn nếu có.
Trường hợp có sai lệch trong quá trình đối chiếu, hai bên sẽ cùng kiểm tra lại báo giá, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn, biên nhận thanh toán hoặc các trao đổi đã xác nhận qua email/Zalo.
8. Trách nhiệm của khách hàng khi sử dụng công nợ
Khi được KHẢI HOÀN chấp thuận hình thức công nợ, khách hàng có trách nhiệm phối hợp đầy đủ để việc giao hàng, xuất chứng từ và thanh toán diễn ra đúng kế hoạch.
- Thanh toán đúng hạn theo thỏa thuận đã xác nhận.
- Cung cấp thông tin xuất hóa đơn, địa chỉ giao hàng và người phụ trách chính xác.
- Phản hồi kịp thời khi có yêu cầu đối chiếu công nợ.
- Thông báo trước nếu có thay đổi về kế hoạch thanh toán.
- Không tự ý kéo dài thời hạn thanh toán khi chưa có xác nhận từ KHẢI HOÀN.
9. Công nợ quá hạn và tạm ngưng giao hàng
Trường hợp khách hàng thanh toán chậm so với thời hạn đã thống nhất, KHẢI HOÀN có quyền tạm ngưng xét duyệt công nợ mới, tạm dừng giao các đơn hàng tiếp theo hoặc chuyển sang hình thức thanh toán trước cho đến khi công nợ cũ được xử lý.
Đối với công nợ quá hạn kéo dài, KHẢI HOÀN sẽ liên hệ với khách hàng để đối chiếu, nhắc thanh toán và thống nhất phương án xử lý. Nếu khách hàng không phản hồi hoặc không thực hiện nghĩa vụ thanh toán, KHẢI HOÀN có quyền áp dụng các biện pháp phù hợp theo thỏa thuận giao dịch và quy định pháp luật hiện hành.
10. Các trường hợp không áp dụng công nợ
KHẢI HOÀN có thể không áp dụng công nợ trong một số trường hợp nhằm đảm bảo an toàn giao dịch và kiểm soát rủi ro.
- Khách hàng mới chưa có lịch sử giao dịch hoặc chưa đủ thông tin xác minh.
- Đơn hàng có giá trị nhỏ và phù hợp với hình thức thanh toán trước.
- Sản phẩm đặt riêng, hàng nhập theo yêu cầu hoặc hàng khó hoàn trả.
- Khách hàng đang có công nợ quá hạn chưa xử lý.
- Thông tin đặt hàng, thông tin xuất hóa đơn hoặc người xác nhận thanh toán chưa rõ ràng.
- Giao dịch có dấu hiệu rủi ro, sai lệch thông tin hoặc không phù hợp với chính sách bán hàng của KHẢI HOÀN.
Tóm tắt nhanh chính sách công nợ
11. Thông tin liên hệ hỗ trợ công nợ
Nếu Quý khách cần xác nhận điều kiện công nợ, đối chiếu đơn hàng, kiểm tra chứng từ hoặc trao đổi về thời hạn thanh toán, vui lòng liên hệ KHẢI HOÀN:
- CÔNG TY TNHH TMDV CƠ KHÍ KHẢI HOÀN
- Địa chỉ: T7-10 The Manhattan Glory, Vinhomes Grand Park, P. Long Bình, TP Hồ Chí Minh
- Mã số thuế: 0314804298
- Phone/Zalo: 0936 419 941
- Email: Sale.khaihoan@gmail.com – hotline@ngukimsaigon.com
Câu hỏi thường gặp về chính sách công nợ
Khách hàng mới có được áp dụng công nợ không?
Khách hàng mới có thể được xem xét công nợ tùy theo hồ sơ pháp lý, giá trị đơn hàng, loại sản phẩm và mức độ rõ ràng của thông tin giao dịch. Trong nhiều trường hợp, KHẢI HOÀN có thể yêu cầu thanh toán trước cho đơn hàng đầu tiên.
Công nợ có áp dụng cho mọi sản phẩm không?
Không. Một số sản phẩm đặt riêng, hàng nhập theo yêu cầu, linh kiện đặc thù hoặc đơn hàng có rủi ro cao có thể không áp dụng công nợ hoặc cần thanh toán trước một phần.
Thời hạn công nợ là bao lâu?
Thời hạn công nợ sẽ được thỏa thuận theo từng đơn hàng hoặc từng khách hàng. Thông tin này cần được xác nhận rõ trong báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn hoặc trao đổi chính thức giữa hai bên.
Nếu công nợ quá hạn thì sao?
KHẢI HOÀN có thể tạm ngưng giao hàng, tạm dừng xét công nợ mới hoặc chuyển sang hình thức thanh toán trước cho đến khi công nợ quá hạn được xử lý.
Có thể yêu cầu đối chiếu công nợ không?
Có. Khách hàng có thể liên hệ KHẢI HOÀN để đối chiếu công nợ, kiểm tra đơn hàng đã giao, số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán.