Chính sách bảo mật thông tin khách hàng

1. Mục đích của chính sách bảo mật thông tin khách hàng

Chính sách bảo mật được xây dựng nhằm giúp khách hàng hiểu rõ thông tin nào có thể được thu thập, vì sao thông tin đó cần thiết và KHẢI HOÀN sử dụng thông tin như thế nào trong quá trình cung cấp sản phẩm, tư vấn kỹ thuật và hỗ trợ giao dịch.

Với đặc thù kinh doanh vật tư cơ khí, linh kiện Wire EDM, dao cụ CNC, dụng cụ đo kiểm, vật tư bảo trì máy và linh kiện khuôn mẫu, khách hàng thường cần gửi mã hàng, hình ảnh sản phẩm, model máy, thông tin công ty, địa chỉ giao hàng hoặc thông tin xuất hóa đơn. Việc bảo mật các thông tin này giúp quá trình làm việc rõ ràng, hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi của khách hàng.

2. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho các thông tin khách hàng được KHẢI HOÀN tiếp nhận thông qua website Ngukimsaigon.com, email, điện thoại, Zalo, biểu mẫu liên hệ, yêu cầu báo giá, yêu cầu gửi model máy hoặc các kênh giao tiếp chính thức khác của công ty.

• Khách hàng cá nhân: Người liên hệ tư vấn, mua hàng, gửi yêu cầu báo giá hoặc yêu cầu hỗ trợ sản phẩm.
• Khách hàng doanh nghiệp: Công ty, xưởng cơ khí, xưởng khuôn mẫu, nhà máy sản xuất hoặc bộ phận mua hàng/bảo trì có giao dịch với KHẢI HOÀN.
• Người đại diện giao dịch: Nhân sự phụ trách mua hàng, kế toán, kỹ thuật, bảo trì hoặc người được doanh nghiệp giao nhiệm vụ liên hệ.

3. Thông tin khách hàng có thể được thu thập

Tùy theo mục đích liên hệ và nhu cầu giao dịch, KHẢI HOÀN có thể thu thập một số nhóm thông tin cần thiết để tư vấn, báo giá, xử lý đơn hàng và hỗ trợ khách hàng.

• Thông tin liên hệ: Họ tên, số điện thoại, email, Zalo hoặc kênh liên hệ mà khách hàng cung cấp.
• Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ xuất hóa đơn, địa chỉ giao hàng và thông tin người phụ trách.
• Thông tin đơn hàng: Mã hàng, tên sản phẩm, số lượng, quy cách, hình ảnh sản phẩm, model máy, yêu cầu kỹ thuật hoặc nhu cầu sử dụng thực tế.
• Thông tin thanh toán và giao hàng: Hình thức thanh toán, tình trạng đơn hàng, địa chỉ nhận hàng, đơn vị vận chuyển và thông tin cần thiết để giao hàng.
• Thông tin trao đổi giao dịch: Nội dung tư vấn, báo giá, xác nhận đơn hàng, phản hồi khiếu nại hoặc yêu cầu hỗ trợ sau bán hàng.
• Thông tin kỹ thuật website: Một số thông tin cơ bản như trình duyệt, thiết bị, thời gian truy cập hoặc hành vi tương tác có thể được ghi nhận để cải thiện trải nghiệm người dùng, nếu website có sử dụng công cụ đo lường phù hợp.

4. Mục đích sử dụng thông tin khách hàng

Thông tin khách hàng được sử dụng nhằm phục vụ đúng nhu cầu giao dịch và hỗ trợ khách hàng trong quá trình làm việc với KHẢI HOÀN.

• Tư vấn sản phẩm: Đối chiếu mã hàng, model máy, hình ảnh sản phẩm hoặc ứng dụng thực tế để tư vấn phương án phù hợp.
• Báo giá và xác nhận đơn hàng: Lập báo giá, xác nhận số lượng, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và điều kiện bán hàng.
• Giao hàng: Cung cấp thông tin cần thiết cho việc đóng gói, vận chuyển và giao hàng đến đúng địa chỉ.
• Xuất hóa đơn và chứng từ: Xử lý thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ xuất hóa đơn và các chứng từ liên quan nếu khách hàng yêu cầu.
• Chăm sóc khách hàng: Phản hồi thắc mắc, hỗ trợ sau bán hàng, xử lý khiếu nại hoặc hỗ trợ kiểm tra lại thông tin đơn hàng.
• Cải thiện dịch vụ: Phân tích nhu cầu phổ biến, tối ưu nội dung website, cải thiện quy trình tư vấn và nâng cao chất lượng phục vụ.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Lưu trữ chứng từ, hóa đơn, thông tin giao dịch hoặc cung cấp thông tin khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan có thẩm quyền.

5. Phạm vi chia sẻ thông tin khách hàng

KHẢI HOÀN không bán, trao đổi hoặc cho thuê thông tin khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại độc lập. Thông tin khách hàng chỉ có thể được chia sẻ trong phạm vi cần thiết để xử lý giao dịch hoặc theo yêu cầu pháp luật.

• Đơn vị vận chuyển: Chia sẻ tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ giao hàng và thông tin cần thiết để giao hàng.
• Đơn vị kế toán, hóa đơn hoặc dịch vụ hỗ trợ giao dịch: Chỉ trong phạm vi cần thiết để xử lý chứng từ, hóa đơn hoặc nghĩa vụ liên quan.
• Nhà cung cấp hoặc đối tác kỹ thuật: Trong một số trường hợp cần đối chiếu mã hàng, model máy hoặc tình trạng sản phẩm, KHẢI HOÀN có thể sử dụng thông tin kỹ thuật cần thiết nhưng hạn chế tối đa thông tin cá nhân không liên quan.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Khi có yêu cầu hợp pháp theo quy định pháp luật.

6. Thời gian lưu trữ thông tin

Thông tin khách hàng có thể được lưu trữ trong thời gian cần thiết để hoàn tất mục đích thu thập, xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, đối chiếu giao dịch, bảo hành, giải quyết khiếu nại hoặc đáp ứng yêu cầu về chứng từ, kế toán và pháp luật.

Khi thông tin không còn cần thiết cho mục đích sử dụng hợp lý hoặc khi có yêu cầu phù hợp từ khách hàng, KHẢI HOÀN sẽ xem xét cập nhật, điều chỉnh, hạn chế sử dụng hoặc xóa thông tin trong phạm vi có thể thực hiện và phù hợp với quy định pháp luật.

7. Biện pháp bảo mật thông tin

KHẢI HOÀN áp dụng các biện pháp phù hợp nhằm hạn chế việc truy cập, sử dụng, tiết lộ, chỉnh sửa hoặc làm mất thông tin khách hàng trái phép.

• Giới hạn người truy cập: Thông tin khách hàng chỉ được cung cấp cho nhân sự hoặc bộ phận có liên quan trực tiếp đến việc xử lý giao dịch.
• Quản lý thông tin giao dịch: Báo giá, đơn hàng, chứng từ và nội dung trao đổi được lưu trữ để phục vụ đối chiếu khi cần.
• Bảo vệ kênh liên hệ: Hạn chế chia sẻ thông tin khách hàng ra ngoài phạm vi cần thiết của giao dịch.
• Kiểm soát rủi ro: Khi phát hiện dấu hiệu truy cập hoặc sử dụng thông tin không phù hợp, KHẢI HOÀN sẽ xem xét xử lý và hạn chế thiệt hại trong phạm vi có thể.

Dù luôn nỗ lực bảo vệ thông tin khách hàng, KHẢI HOÀN không thể cam kết mọi hệ thống truyền tải dữ liệu trên Internet tuyệt đối không có rủi ro. Khách hàng cũng nên chủ động bảo vệ thiết bị, email, tài khoản và các kênh liên hệ cá nhân của mình.

8. Quyền của khách hàng đối với thông tin cá nhân

Khách hàng có quyền liên hệ KHẢI HOÀN để yêu cầu kiểm tra, cập nhật, điều chỉnh hoặc hạn chế sử dụng thông tin cá nhân trong phạm vi phù hợp với quy định pháp luật và tình trạng giao dịch thực tế.

• Yêu cầu xác nhận thông tin đã cung cấp trong quá trình giao dịch.
• Yêu cầu cập nhật thông tin liên hệ, địa chỉ giao hàng, thông tin xuất hóa đơn hoặc người phụ trách.
• Yêu cầu điều chỉnh thông tin không chính xác.
• Yêu cầu hạn chế nhận thông tin không cần thiết nếu không còn nhu cầu liên hệ.
• Yêu cầu hỗ trợ xử lý thắc mắc liên quan đến việc sử dụng thông tin khách hàng.

9. Trách nhiệm của khách hàng

Để quá trình giao dịch diễn ra chính xác và an toàn, khách hàng có trách nhiệm cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ và cập nhật khi có thay đổi.

• Cung cấp đúng họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ giao hàng và thông tin doanh nghiệp nếu có.
• Kiểm tra kỹ thông tin báo giá, xác nhận đơn hàng, hóa đơn và chứng từ giao dịch.
• Không cung cấp thông tin giả mạo, sai lệch hoặc thông tin của người khác khi chưa được phép.
• Chủ động thông báo khi có thay đổi về người phụ trách, địa chỉ giao hàng hoặc thông tin xuất hóa đơn.
• Bảo mật tài khoản email, Zalo, điện thoại hoặc kênh liên hệ dùng để giao dịch với KHẢI HOÀN.

10. Cookie và công cụ đo lường website

Website Ngukimsaigon.com có thể sử dụng cookie hoặc các công cụ phân tích website nhằm cải thiện trải nghiệm người dùng, đo lường hiệu quả nội dung và tối ưu chất lượng dịch vụ.

Cookie có thể giúp website ghi nhớ một số tùy chọn cơ bản, phân tích lượt truy cập, nhận biết nội dung được quan tâm và hỗ trợ cải thiện tốc độ, bố cục hoặc trải nghiệm sử dụng. Khách hàng có thể điều chỉnh cài đặt trình duyệt để từ chối hoặc xóa cookie nếu không muốn sử dụng tính năng này.

11. Thay đổi chính sách bảo mật

KHẢI HOÀN có thể cập nhật chính sách bảo mật thông tin khách hàng theo từng thời điểm để phù hợp với hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý website, quy trình giao dịch hoặc quy định pháp luật hiện hành.

Phiên bản cập nhật sẽ được đăng tải trên website Ngukimsaigon.com. Khách hàng nên kiểm tra định kỳ để nắm được những thay đổi mới nhất liên quan đến việc thu thập, sử dụng và bảo vệ thông tin.

Tóm tắt nhanh chính sách bảo mật

12. Thông tin liên hệ về bảo mật thông tin

Nếu Quý khách có câu hỏi, yêu cầu cập nhật thông tin hoặc cần hỗ trợ liên quan đến chính sách bảo mật thông tin khách hàng, vui lòng liên hệ:

• CÔNG TY TNHH TMDV CƠ KHÍ KHẢI HOÀN
• Địa chỉ: T7-10 The Manhattan Glory, Vinhomes Grand Park, P. Long Bình, TP Hồ Chí Minh
• Mã số thuế: 0314804298
• Phone/Zalo: 0936 419 941
• Email: Sale.khaihoan@gmail.com – hotline@ngukimsaigon.com
• Website: https://ngukimsaigon.com/

Câu hỏi thường gặp về chính sách bảo mật thông tin khách hàng